Kanban is Japans voor "uithangbord" of "visuele kaart". De naam komt van de kaarten die Toyota in zijn fabrieken gebruikte om aan te geven wanneer er onderdelen nodig waren.

Welke kolommen heeft een Kanban-bord?

Het eenvoudigste bord heeft er drie: Te doen, Bezig en Klaar. De meeste teams voegen een of twee stappen toe die voor hen tellen, zoals Review, Wacht op klant of Klaar voor oplevering.

Wat is het verschil tussen Kanban en Scrum?

Scrum plant werk in vaste sprints van één tot vier weken, met vaste rollen en overlegmomenten. Kanban heeft geen sprints: werk stroomt continu door en het team beperkt hoeveel er tegelijk loopt. Een bord gebruiken veel teams in beide gevallen.

Kan ik een Kanban-bord maken in Excel?

Dat kan, met een kolom per stap en een rij per taak, maar een taak verplaatsen betekent knippen en plakken. Voor een planning met data werkt het gratis projectplanning sjabloon beter in een spreadsheet.

Is Torvany een Kanban-tool?

Elk project in Torvany heeft een bord waarop je kaarten tussen kolommen sleept met muis, touch of toetsenbord, en elk project kan zijn eigen kolommen hebben. WIP-limieten dwingt Torvany nog niet af; veel teams zetten de limiet in de naam van de kolom.

Wat is een Kanban-bord? Betekenis, kolommen en voorbeelden

Wat is een Kanban-bord?

Een Kanban-bord is een bord dat in kolommen is verdeeld. Elke kolom is een stap in je proces en elke kaart is een stuk werk. Een kaart begint links, in Te doen, en schuift naar rechts naarmate het werk vordert, tot ze in Klaar staat. Eén blik op het bord vertelt je waaraan gewerkt wordt, wat wacht en waar het zich opstapelt.

Dat is het hele idee, en daarom zijn Kanban-borden zo gangbaar: op een muur met post-its, in een spreadsheet of in een projectmanagementtool. Je hebt geen opleiding of nieuwe rollen nodig om te beginnen. Je hebt een lijst met werk nodig en een eerlijk beeld van de stappen die dat werk doorloopt.

De betekenis en herkomst van Kanban

Kanban is Japans voor "uithangbord". In de jaren 1940 gebruikte Toyota kaarten in zijn fabrieken om aan te geven wanneer een werkpost nieuwe onderdelen nodig had. Zo werden onderdelen gemaakt wanneer ze nodig waren, in plaats van zich op te stapelen. Rond 2000 namen softwareteams het idee over voor kenniswerk: maak het werk zichtbaar, beperk hoeveel er tegelijk loopt en verbeter de doorstroming stap voor stap.

Je hebt die geschiedenis niet nodig om een bord te gebruiken. Ze verklaart wel de twee regels die van Kanban meer maken dan een takenlijst: toon al het werk, en begin niet aan meer dan je kunt afmaken.

De kolommen van een Kanban-bord

Het eenvoudigste bord heeft drie kolommen: Te doen, Bezig en Klaar. Twijfel je, begin dan daar. Voeg alleen een kolom toe als die stap echt bestaat in je werk en kaarten er regelmatig blijven wachten. Veelgebruikte extra kolommen zijn:

Backlog: ideeën en aanvragen die nog niet gepland zijn, apart van het werk waartoe je je al verbonden hebt.
Review: werk dat af is maar nog een tweede blik of een goedkeuring nodig heeft.
Wacht: werk dat geblokkeerd is door iemand buiten het team, zoals een klant of een leverancier.
Klaar voor oplevering: af en gecontroleerd, wachtend op een release of een leverdatum.

Geef de kolommen een naam naar wat er in gebeurt, in de woorden van je team. "Review door klant" zegt meer dan "Fase 3", en een bord dat mensen herkennen, is een bord dat ze bijhouden.

WIP-limieten: beperk het onderhanden werk

Een WIP-limiet is het maximale aantal kaarten dat tegelijk in een kolom mag staan. Heeft Bezig een limiet van drie en staan er al drie kaarten, dan begint niemand aan een vierde. Het team kijkt dan wat vastzit en helpt het afmaken.

Dat voelt eerst trager en is in de praktijk meestal sneller. Tien halve taken leveren niets op; drie afgewerkte taken leveren drie dingen op. Limieten maken problemen ook zichtbaar: een kolom Review die altijd vol staat, vertelt je dat het nalezen de bottleneck is, niet de mensen die het werk doen.

Een goede eerste limiet is ongeveer het aantal mensen dat in die kolom werkt, of één meer. Stel ze na een paar weken bij, als je ziet waar kaarten blijven wachten.

Een Kanban-bord opzetten in vijf stappen

Schrijf je stappen op. Volg één recente taak van aanvraag tot klaar en noteer de stappen die ze doorliep. Dat zijn je kolommen.
Zet al het lopende werk op kaarten. Alles waar het team mee bezig is of wat het beloofd heeft, ook de kleine dingen. Werk dat niet op het bord staat, is onzichtbaar werk.
Voeg verantwoordelijken en data toe. Eén verantwoordelijke per kaart, zodat duidelijk is wie ze verder schuift. Zet alleen een deadline waar er echt een is.
Zet limieten op de drukke kolommen. Begin met Bezig en Review.
Bekijk het bord samen, kort. Tien minuten een paar keer per week is genoeg: loop het bord van rechts naar links door en vraag wat er nodig is om elke kaart verder te krijgen.

Voorbeelden van Kanban-borden

Een softwareteam gebruikt bijvoorbeeld Backlog, Te doen, Bezig, Code review, Testen en Klaar, met een limiet op Code review zodat pull requests geen dagen blijven liggen.

Een marketingteam gebruikt bijvoorbeeld Ideeën, Gepland, Schrijven, Ontwerp, Ingepland en Gepubliceerd, met één kaart per stuk content en het kanaal op de kaart.

Een bureau neemt de klant meestal op in het proces: Aangevraagd, Afgebakend, In productie, Review door klant en Opgeleverd. De kolom Review door klant toont in één oogopslag welk werk op een klant wacht, vaak de grootste bron van vertraging. Lees hoe dat werkt in projectmanagement voor bureaus.

Kanban of Scrum?

Scrum en Kanban gebruiken allebei een bord, maar ze plannen anders. Scrum werkt in vaste sprints van één tot vier weken: het team kiest het werk voor de sprint, maakt het af en blikt dan terug voor het de volgende plant. Kanban heeft geen sprints. Werk komt continu binnen en de WIP-limieten bepalen hoeveel er tegelijk loopt.

Kanban past bij teams waarvan het werk onvoorspelbaar binnenkomt, zoals support, operations, bureaus en marketing. Scrum past bij productteams die een paar weken vooruit kunnen plannen en een vast ritme willen. Veel teams combineren de twee: een bord voor het dagelijkse werk en een sprint voor de grotere doelen.

Wanneer een Kanban-bord niet genoeg is

Een bord toont hoe het werk er vandaag voor staat. Het toont niet of een project met een vaste einddatum op tijd klaar is, of welke taak een andere ophoudt. Daarvoor heb je een tijdlijn nodig, vaak een Gantt-diagram genoemd, met data en afhankelijkheden. Het gratis Gantt-diagram sjabloon voor Excel laat goed zien wat het verschil is.

Veel teams gebruiken beide: een bord voor het dagelijkse werk en een tijdlijn voor de planning. In Torvany verschijnen dezelfde taken op het bord, in een lijst en op een tijdlijn, zodat niemand twee planningen gelijk hoeft te houden. Het bord zit in elk abonnement, ook in het gratis plan; de tijdlijn hoort bij Pro. Bekijk de prijzen.

Kanban-begrippen op een rij

Kaart: Eén stuk werk: een taak, een aanvraag of een bug. Op de kaart staan de titel, de verantwoordelijke, een deadline en wat het team verder moet zien.
Kolom: Eén stap in het proces. De kolommen van links naar rechts zijn de weg die elke kaart aflegt.
WIP-limiet: Het maximale aantal kaarten dat tegelijk in een kolom mag staan. WIP staat voor work in progress, onderhanden werk. Is een kolom vol, dan helpt het team eerst een kaart afmaken.
Pull: De volgende kaart oppakken wanneer je er ruimte voor hebt, in plaats van werk op je bord geschoven te krijgen.
Doorlooptijd: Hoe lang een kaart erover doet van het moment dat ze op het bord komt tot ze klaar is. Kanban streeft naar kortere en voorspelbaardere doorlooptijden.
Geblokkeerd: Een kaart die pas verder kan als er iets anders gebeurt: een antwoord, een goedkeuring of een andere taak. Markeer ze, zodat ze niet stilletjes in een kolom blijft hangen.