Que veut dire Kanban ?

Kanban est un mot japonais qui signifie « panneau » ou « carte visuelle ». Le nom vient des cartes que Toyota utilisait dans ses usines pour signaler quand des pièces étaient nécessaires.

Quelles sont les colonnes d'un tableau Kanban ?

Le tableau le plus simple en a trois : À faire, En cours et Terminé. La plupart des équipes ajoutent une ou deux étapes qui comptent pour elles, comme Relecture, En attente du client ou Prêt à livrer.

Quelle est la différence entre Kanban et Scrum ?

Scrum planifie le travail en sprints fixes d'une à quatre semaines, avec des rôles et des rituels définis. Kanban n'a pas de sprints : le travail circule en continu et l'équipe limite ce qui est en cours en même temps. Beaucoup d'équipes utilisent un tableau dans les deux cas.

Peut-on faire un tableau Kanban dans Excel ?

Oui, avec une colonne par étape et une ligne par tâche, mais déplacer une tâche revient à couper et coller. Pour un planning avec des dates, le modèle de planning de projet gratuit fonctionne mieux dans un tableur.

Torvany est-il un outil Kanban ?

Chaque projet Torvany a un tableau où l'on fait glisser les cartes d'une colonne à l'autre à la souris, au doigt ou au clavier, et chaque projet peut avoir ses propres colonnes. Torvany n'impose pas encore de limites WIP ; beaucoup d'équipes indiquent la limite dans le nom de la colonne.

Tableau Kanban : définition, colonnes et exemples

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban est un tableau découpé en colonnes, où chaque colonne est une étape de votre processus et chaque carte un élément de travail. Une carte commence à gauche, dans À faire, et avance vers la droite à mesure que le travail progresse, jusqu'à Terminé. Un seul coup d'œil au tableau montre ce qui est en cours, ce qui attend et où le travail s'accumule.

C'est toute l'idée, et c'est pour cela que les tableaux Kanban sont partout : au mur avec des post-it, dans un tableur ou dans un logiciel de gestion de projet. Pas besoin de formation ni de nouveaux rôles pour commencer. Il vous faut une liste de travail et une image honnête des étapes qu'il traverse.

D'où vient Kanban ?

Kanban signifie « panneau » en japonais. Dans les années 1940, Toyota utilisait des cartes dans ses usines pour signaler qu'un poste avait besoin de pièces, afin de produire les pièces au moment où il le fallait au lieu de les stocker. Dans les années 2000, les équipes logicielles ont repris l'idée pour le travail intellectuel : rendre le travail visible, limiter ce qui est en cours et améliorer le flux pas à pas.

Vous n'avez pas besoin de cette histoire pour utiliser un tableau. Elle explique en revanche les deux règles qui font de Kanban plus qu'une liste de choses à faire : montrer tout le travail, et ne pas commencer plus que ce qu'on peut finir.

Les colonnes d'un tableau Kanban

Le tableau le plus simple a trois colonnes : À faire, En cours et Terminé. Commencez par là si vous hésitez. N'ajoutez une colonne que si l'étape existe vraiment dans votre travail et que des cartes y attendent régulièrement. Les ajouts courants sont :

Backlog : les idées et demandes pas encore planifiées, gardées à part du travail sur lequel vous vous êtes engagés.
Relecture : le travail fini qui a besoin d'un second regard ou d'une approbation.
En attente : le travail bloqué par quelqu'un hors de l'équipe, comme un client ou un fournisseur.
Prêt à livrer : fini et vérifié, en attente d'une mise en ligne ou d'une date de livraison.

Nommez les colonnes d'après ce qui s'y passe, avec les mots de votre équipe. « Revue client » en dit plus que « Étape 3 », et un tableau dans lequel on se reconnaît est un tableau qu'on tient à jour.

Les limites de travail en cours

Une limite de travail en cours, ou limite WIP, est le nombre maximal de cartes qu'une colonne peut contenir en même temps. Si En cours a une limite de trois et contient déjà trois cartes, personne n'en commence une quatrième. L'équipe regarde plutôt ce qui coince et aide à le terminer.

Cela paraît plus lent au début et c'est en général plus rapide en pratique. Dix tâches à moitié faites ne livrent rien ; trois tâches finies livrent trois choses. Les limites rendent aussi les problèmes visibles : une colonne Relecture toujours pleine vous dit que la relecture est le goulot d'étranglement, pas les personnes qui font le travail.

Une bonne limite de départ correspond à peu près au nombre de personnes qui travaillent dans la colonne, ou une de plus. Ajustez-la après quelques semaines, quand vous voyez où les cartes attendent.

Mettre en place un tableau Kanban en cinq étapes

Notez vos étapes. Suivez une tâche récente de la demande jusqu'à la fin et listez les étapes qu'elle a traversées. Ce sont vos colonnes.
Mettez tout le travail en cours sur des cartes. Tout ce que l'équipe fait ou a promis, y compris les petites choses. Un travail absent du tableau est un travail invisible.
Ajoutez responsables et dates. Un responsable par carte, pour savoir qui la fait avancer. N'ajoutez une échéance que s'il y a une vraie date limite.
Limitez les colonnes chargées. Commencez par En cours et Relecture.
Regardez le tableau ensemble, brièvement. Un point de dix minutes quelques fois par semaine suffit : parcourez le tableau de droite à gauche et demandez ce qu'il faut pour faire avancer chaque carte.

Exemples de tableaux Kanban

Une équipe logicielle peut utiliser Backlog, À faire, En cours, Revue de code, Tests et Terminé, avec une limite sur Revue de code pour que les pull requests n'attendent pas des jours.

Une équipe marketing peut utiliser Idées, Planifié, Rédaction, Graphisme, Programmé et Publié, avec une carte par contenu et le canal indiqué sur la carte.

Une agence ajoute en général le client au processus : Demandé, Cadré, En production, Revue client et Livré. La colonne Revue client montre d'un coup d'œil quel travail attend un client, souvent la principale source de retard. Voyez comment cela fonctionne dans la gestion de projet pour les agences.

Kanban ou Scrum ?

Scrum et Kanban utilisent tous deux des tableaux, mais ils planifient différemment. Scrum fonctionne en sprints fixes d'une à quatre semaines : l'équipe choisit le travail du sprint, le termine, puis fait le bilan et prépare le suivant. Kanban n'a pas de sprints. Le travail arrive en continu, et les limites WIP règlent la quantité de travail en cours.

Kanban convient aux équipes dont le travail arrive de façon imprévisible, comme le support, les opérations, les agences et le marketing. Scrum convient aux équipes produit qui peuvent planifier quelques semaines à l'avance et veulent un rythme régulier. Beaucoup d'équipes mélangent les deux, avec un tableau pour le travail quotidien et un sprint pour les objectifs plus larges.

Quand un tableau Kanban ne suffit plus

Un tableau montre l'état du travail aujourd'hui. Il ne dit pas si un projet avec une date de fin fixe sera livré à temps, ni quelle tâche en retient une autre. Pour cela, il faut une chronologie, souvent appelée diagramme de Gantt, avec des dates et des dépendances. Le modèle de diagramme de Gantt gratuit pour Excel est un bon moyen de voir la différence.

Beaucoup d'équipes utilisent les deux : un tableau pour le travail quotidien et une chronologie pour le planning. Dans Torvany, les mêmes tâches apparaissent sur le tableau, dans une liste et sur une chronologie, si bien que personne ne tient deux plannings en parallèle. Le tableau est inclus dans toutes les formules, y compris la formule gratuite ; la chronologie vient avec Pro. Voir les tarifs.

Le vocabulaire Kanban en un coup d'œil

Carte: Un élément de travail : une tâche, une demande ou un bug. Elle porte le titre, le responsable, une échéance et tout ce que l'équipe a besoin de voir.
Colonne: Une étape du processus. De gauche à droite, les colonnes forment le chemin que suit chaque carte.
Limite WIP: Le nombre maximal de cartes qu'une colonne peut contenir en même temps. WIP signifie work in progress, travail en cours. Quand une colonne est pleine, l'équipe aide à finir une carte avant d'en prendre une nouvelle.
Flux tiré: Prendre la carte suivante quand on a de la place, plutôt que de se voir imposer du travail.
Délai de traversée: Le temps qu'une carte met entre le moment où elle est ajoutée et celui où elle est terminée. Kanban vise des délais plus courts et plus réguliers.
Bloquée: Une carte qui ne peut pas avancer tant que quelque chose d'autre ne s'est pas produit : une réponse, une approbation ou une autre tâche. La signaler l'empêche de se cacher dans une colonne.