Wat is een goedkeuringsproces?
Een goedkeuringsproces is de afspraak over hoe werk van "klaar voor de klant" naar "akkoord" gaat. Het beantwoordt drie vragen: wie moet ja zeggen, hoe zegt die persoon ja of nee, en waar staat dat antwoord achteraf. Meer is het niet. Het verschil met de praktijk is dat die drie antwoorden vooraf vastliggen, in plaats van per project opnieuw uitgevonden te worden.
Voor bureaus, studio's en consultants is goedkeuring het moment waarop een project het vaakst stilvalt. Het werk is af, maar het wacht op iemand buiten het team. Een goed proces maakt dat wachten zichtbaar en kort, en zorgt dat het antwoord bruikbaar is als het komt.
Waarom goedkeuren per mail misloopt
De meeste goedkeuringen gebeuren vandaag in een mailketen. Dat werkt voor één bestand en één klant, en loopt vast zodra er meer bij komt:
- Versies raken zoek. Na drie rondes hangen er vijf bijlagen in de thread en weet niemand welke versie de klant goedkeurde.
- Feedback komt van overal. Een opmerking in de mail, een spraakbericht, een screenshot in de chat. Iemand moet het allemaal verzamelen, en mist er altijd een.
- Een ja is geen ja. "Ziet er goed uit!" van een medewerker van de klant is iets anders dan een akkoord van wie mag beslissen.
- Niemand ziet wat wacht. Hoeveel werk staat er op dit moment bij klanten? In een mailbox kan niemand dat in één keer zien.
Het gevolg is werk dat te vroeg wordt opgeleverd, of juist dagen blijft liggen omdat niemand doorhad dat de klant al had geantwoord.
Een goedkeuringsproces opzetten in vijf stappen
- Bepaal wat goedkeuring nodig heeft. Niet alles. Ontwerpen, teksten die publiek gaan en alles met een prijs meestal wel; interne taken niet. Schrijf het lijstje op.
- Spreek per klant af wie beslist. Eén of twee namen, met beslissingsrecht. Zet ze in de offerte of de kick-off, zodat het later geen discussie is.
- Vraag goedkeuring op het werk zelf. Koppel de vraag aan de taak of het bestand, niet aan een losse mail. Dan staan het werk, de vraag en het antwoord op één plek.
- Vraag wijzigingen met uitleg. Een nee zonder reden levert een extra ronde op. Vraag dat de klant beschrijft wat er moet veranderen, en pas daarna aan.
- Laat werk pas verder als het is goedgekeurd. Maak het een regel: niets naar Klaar of naar de klant zonder ja. Een aparte kolom zoals "Wacht op klant" op je bord maakt zichtbaar wat er nog openstaat.
Wie keurt goed: één persoon of meerdere?
Hoe minder goedkeurders, hoe sneller het gaat. Eén beslisser per klant is ideaal: die verzamelt intern de meningen en geeft één antwoord. Vraag je meerdere mensen, spreek dan af dat iedereen ja moet zeggen. Dat is strenger, maar het voorkomt dat iemand achteraf zegt nooit akkoord te zijn geweest.
Vraag geen goedkeuring aan mensen die alleen meelezen. Wie op de hoogte moet blijven, volgt het werk; wie beslist, keurt goed. Dat onderscheid houdt rondes kort.
Goede feedback vragen
De kwaliteit van een wijzigingsverzoek bepaalt hoeveel rondes je nodig hebt. Help de klant met een paar vaste vragen in je verzoek: wat moet er veranderen, waarom, en is het een must of een voorkeur? Een korte begeleidende tekst bij elke vraag om goedkeuring helpt ook: wat moet de klant bekijken, en wat niet meer?
Spreek ook af hoeveel revisierondes in de prijs zitten. Twee is een gangbaar vertrekpunt. Tel ze zichtbaar mee. Een vierde ronde is dan een gesprek over budget en geen stille uitloop.
Klantgoedkeuring in Torvany
In Torvany vraag je goedkeuring op de taak zelf, met Goedkeuring vragen. Je kiest wie moet goedkeuren en voegt eventueel een bericht toe. De goedkeurder krijgt een melding en kiest Goedkeuren of Wijzigingen vragen. Een wijzigingsverzoek kan niet zonder uitleg. Vraag je meerdere mensen, dan is de taak pas goedgekeurd als iedereen ja zei. Op de kaart zie je wie nog moet beslissen.
Pas je het werk aan, dan vraag je opnieuw. Dat start een nieuwe ronde en de vorige rondes blijven zichtbaar op de taak, met wie wanneer wat besliste. Wie goedkeuringen moet geven, vindt ze in Mijn werk onder Goed te keuren.
Wil je dat niets zonder ja wordt afgesloten, zet dan per project Goedkeuring vereist vóór Klaar aan. Een taak kan dan pas naar Klaar als de laatste ronde is goedgekeurd. De instelling staat standaard uit, zodat je zelf kiest voor welke projecten dat geldt.
Goedkeuren zit in elk abonnement. Op Free vraag je één persoon per verzoek. Op Pro vraag je tot tien personen en nodig je klanten uit als gast, zonder betaalde licentie. Lees hoe bureaus dat combineren in projectmanagement voor bureaus, of bekijk de prijzen.
Begrippen bij goedkeuren
- Goedkeurder
- De persoon die beslist of het werk verder mag. Bij klantwerk is dat iemand bij de klant met beslissingsrecht, niet iedereen die het werk te zien krijgt.
- Goedkeuringsronde
- Eén vraag om goedkeuring en de antwoorden daarop. Vraagt de klant wijzigingen, dan pas je het werk aan en start je een nieuwe ronde. De vorige rondes blijven bewaard.
- Wijzigingsverzoek
- Het antwoord als het werk nog niet goed is: geen los nee, maar een beschrijving van wat er moet veranderen.
- Goedkeuringspoort
- Een regel die werk tegenhoudt tot het is goedgekeurd, bijvoorbeeld: een taak kan pas naar Klaar als de laatste ronde is goedgekeurd.
- Revisieronde
- Een afgesproken aantal keer dat de klant wijzigingen mag vragen binnen de prijs. Staat dat in de offerte, dan is een extra ronde een extra kost en geen discussie.